毎月の支払いと担当業務を並べる

予約受付、顧客管理、会計、LINE配信、画像作成、ブログ作成を行ごとに書き出します。各行にサービス名、月額費用、追加費用、管理者、利用頻度を記録します。使っていない機能があるだけで無駄とは限りません。現在の業務を支える機能と、予備のために残している機能を区別します。

似た機能でも同じ役割とは限らない

複数のツールに顧客管理があっても、保存する情報や連携先が異なることがあります。名前が同じ機能を単純に1つへまとめると、来店履歴や配信条件が欠ける場合もあります。現場で実際に使う項目と、取り出せるデータを確認して比較します。

AIは棚卸し表の整理に使う

匿名化した機能一覧をAIに渡して、重なって見える項目や確認事項を整理する使い方が考えられます。契約番号、ログイン情報、顧客情報は含めません。AIの回答だけで連携可能と判断せず、利用する製品・プランの公式案内と照合してください。

変更する順序と戻す方法を決める

新しいツールを試す際は、既存業務を止めずに対象を絞ります。予約、顧客情報、会計の整合性を確認し、問題が出たときに戻せる状態を保ちます。解約期限、データ出力、再契約時の扱いは事前に確認し、費用削減だけでなく移行作業の負担も含めて判断します。

今日の確認に使うメモ

棚卸し表にはサービス名、担当業務、月額、追加費用、契約更新日、データ出力方法、管理者を記録します。支払情報そのものや秘密情報をAIへ渡す必要はありません。見直し候補を決めたら、解約を先に行わず、移行できる情報と残す必要のある記録を確認してから、具体的な切り替え手順を作ります。